Quy Trình Quản Lý Thông Tin Nội Bộ

Việc quản lý một dự án công nghệ thông tin đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng về đặc điểm của dự án cũng như phương pháp quản lý tối ưu. Vậy làm thế nào để quản lý dự án công nghệ thông tin hiệu quả và tận dụng tối đa nguồn lực? Bài viết này sẽ giúp bạn khám phá quy trình, phương pháp và lợi ích của quản lý dự án công nghệ thông tin, cùng với các giải pháp phần mềm hỗ trợ tốt nhất.

Phương pháp để quản lý dự án công nghệ thông tin đạt được hiệu quả

Quản lý dự án công nghệ thông tin hiệu quả đòi hỏi phải áp dụng các phương pháp phù hợp nhằm đảm bảo dự án đạt được mục tiêu về thời gian, chi phí, và chất lượng. Dưới đây là những phương pháp quản lý phổ biến:

Tham khảo: 5 Phương pháp quản lý dự án xây dựng hiệu quả cao

Quản lý kho chính xác với QR code/ Barcode

Các doanh nghiệp sản xuất có hệ thống kho hàng với nhiều mã sản phẩm thì việc quản lý là vô cùng khó khăn với rất nhiều thông tin như: mã hóa sản phẩm, tên sản phẩm, lô sản xuất, quy trình sản xuất, số lượng sản phẩm/ lô, ngày sản xuất. Khi các doanh nghiệp sử dụng việc quản lý kho bằng QR Code/barcode thì các thông tin này sẽ được tự động mã hóa, người sản xuất sẽ in ra để dán lên sản phẩm khi xuất kho. Và đương nhiên mã QR code đó đã bao hàm tất cả thông tin về sản phẩm. Mã QR code hoặc Barcode có thể được đọc bởi một máy đọc mã vạch hoặc smartphone có chức năng chụp ảnh với ứng dụng chuyên biệt để quét mã vạch.​​

Như vậy, khi xuất kho hoặc nhập kho hàng hóa, nhân viên chỉ cần quét mã QR Code/Barcode bằng các thiết bị chuyên dụng thì mọi thông tin sẽ được hiển thị. Đồng thời hệ thống cũng sẽ ghi nhận và tự động tạo phiếu xuất, nhập kho, với tất cả các thông tin về sản phẩm. Như vậy, mọi công việc và quy trình sẽ đơn giản hơn rất nhiều.

Việc quản lý này không chỉ được áp dụng khi xuất hoặc nhập kho mà trong công tác kiểm kho cũng phát huy hiệu quả.

Quản lý kho bằng QR code/barcode là phương pháp quản lý kho hàng thông minh, hiện đại giúp doanh nghiệp khắc phục những điểm yếu trong quản lý kho theo cách truyền thống. Bên cạnh đó, việc sử dụng quản lý kho bằng QR Code/barcode cũng giúp cho doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, thời gian, cũng như nhân sự cho doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả quản lý kho đạt như mong đợi.

Bạn có biết: Quản lý kho bằng QR code/ Barcode là phương pháp giúp giảm 80% thời gian nhập, xuất, kiểm kê kho với độ chính xác rất cao.

MISA AMIS Công việc – Phần mềm quản lý dự án toàn diện nhất

AMIS Công việc là một trong những phần mềm mạnh mẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dự án công nghệ thông tin tối ưu. Với 30 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm của MISA, AMIS Công việc đáp ứng mọi yêu cầu của doanh nghiệp trong quản lý dự án công nghệ thông tin từ lập kế hoạch, theo dõi tiến độ cho đến đo lường năng suất nhân viên một cách tự động.

Sắp xếp kho theo SKU để dễ tìm, dễ lấy

SKU viết tắt của Stock Keeping Unit là mã hàng hóa bao gồm một chuỗi ký tự (số hoặc chữ) dùng để đánh dấu vị trí các mặt hàng hóa được lưu trữ trong nhà kho. Khi nhìn mã SKU, bạn sẽ nhanh chóng nhìn ra khu vực lưu trữ hàng hóa.

Chẳng hạn: Với sản phẩm giày lưu ở khu B, dãy 2, tầng 05, ô 15, màu xanh, size 36, mã SKU gợi ý là B20515XA36. Đây là cách sắp xếp kho hàng có thể nói là bắt buộc. Quy cách đặt mã SKU sẽ tùy thuộc vào từng đơn vị, doanh nghiệp đưa ra sao cho hợp lý, dễ hiểu, dễ nhận diện.

Ví dụ về đặt tên mã hàng hóa theo nguyên tắc SKU

Các yêu cầu cần có khi quản lý dự án công nghệ thông tin

Quản lý dự án công nghệ trong doanh nghiệp đòi hỏi các yêu cầu cụ thể để đảm bảo sự thành công của dự án. Dưới đây là một số yêu cầu quản lý dự án công nghệ thông tin trong doanh nghiệp:

Tránh việc nhập thừa/ thiếu hàng hóa và giảm chi phí lưu kho

Một lợi ích rất thiết thực của việc quản lý kho đó là giúp doanh nghiệp nắm rõ thông tin của các mặt hàng cũng như khả năng tiêu thụ của mặt hàng đó trên thị trường. Nhờ vậy, bộ phận mua hàng có thể điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa cần đặt hoặc cần sản xuất trong thời gian tiếp theo. Việc này sẽ làm giảm rất nhiều khoản chi phí lưu kho sản phẩm.

Giảm tồn kho tối đa với nguyên tắc JIT

JIT là viết tắt của Just – In – Time có nghĩa là “Đúng sản phẩm – Đúng số lượng – Đúng nơi – Đúng thời điểm cần thiết”.

Trong quá trình sản xuất hay cung ứng dịch vụ, mỗi công đoạn của quy trình sản xuất sẽ được hoạch định để làm ra một số lượng bán thành phẩm, thành phẩm đúng bằng số lượng mà công đoạn sản xuất tiếp theo sẽ cần tới.Và như vậy, hệ thống chỉ sản xuất ra những cái mà khách hàng muốn.

JIT còn được áp dụng trong cả suốt quy trình từ sản xuất cho đến bán hàng. Số lượng hàng bán và luồng hàng điều động sẽ gần khớp với số lượng hàng sản xuất ra, tránh tồn đọng vốn và tồn kho hàng không cần thiết. Có những công ty đã có lượng hàng tồn gần như bằng không. JIT áp dụng hiệu quả nhất đối với doanh nghiệp có hoạt động sản xuất có tính chất lặp đi lặp lại.

Ứng dụng JIT góp phần giảm thiểu hàng tồn kho, giảm lãng phí thông qua việc đáp ứng đúng, đủ nhu cầu của khách hàng về sản phẩm, chủng loại, số lượng.

Để áp dụng JIT trong quản lý tồn kho bạn cần:

Trong quản lý hàng tồn kho, có nhiều mô hình và phương pháp khác nhau được doanh nghiệp triển khai tùy vào đặc thù từng đơn vị. Tham khảo ngay bài viết So sánh mô hình quản lý hàng tồn kho EOQ, POQ, QDM.

Phần mềm quản lý kho WMS: Nâng cao hiệu quả cho người quản lý

WMS là viết tắt của Warehouse Management System có nghĩa là hệ thống quản lý kho hàng, được thiết kế để tối ưu việc quản lý kho hàng. Hệ thống WMS giúp bạn nắm bắt hàng tồn kho một cách chi tiết theo thời gian thực, điều này cải thiện đáng kể năng suất làm việc của nhân viên và khả năng dự báo nhu cầu và quy trình thực hiện đơn hàng trong nhà kho.

Bên cạnh đó, WMS cũng đóng vai trò quan trọng trong việc loại bỏ các quy trình thủ công và phỏng đoán, thay vào đó là việc số hóa quy trình quản lý kho, cung cấp thông tin nhanh chính xác hơn về những gì đang diễn ra bên trong nhà kho mà không cần tiến hành kiểm tra kho liên tục. Thông tin này giúp các nhà quản lý kho hàng xác định các vấn đề cần cải thiện và theo dõi tiến độ để thúc đẩy tối ưu hóa trong toàn bộ chuỗi cung ứng, từ thời điểm hàng tồn kho cập bến tải đến khi hàng tồn kho được vận chuyển đến điểm đến tiếp theo.

Đọc thêm: Vòng quay hàng tồn kho là gì? 6 bí quyết giúp doanh nghiệp tối ưu hàng tồn kho

7.2. Đâu là phần mềm quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp?

Phần mềm quản lý kho thông minh 3S iWAREHOUSE được phát triển bởi ITG Technology – Đơn vị có hơn 16 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp cho nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam và doanh nghiệp FDI.

Hệ thống 3S iWAREHOUSE là giải pháp vận hành kho 4.0 giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các quy trình, tiết kiệm 80% thời gian nhập, xuất, kiểm kê kho, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình xuất nhập kho. Ứng dụng 3S iWAREHOUSE giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về tình hình và hoạt động của kho hàng trong thời gian thực; kiểm soát nhân viên kho; hỗ trợ việc lập kế hoạch mua hàng cho nhà quản trị. Phần mềm 3S iWAREHOUSE khi được cài đặt trên máy Handy Terminal – loại máy quét mã nhỏ gọn cầm tay sẽ giúp tự động nhập/xuất/kiểm kê kho chỉ với một thao tác quét mã QR code.

Một số những ưu điểm nổi bật của hệ thống 3S iWAREHOUSE:

Trải nghiệm phần mềm 3S iWAREHOUSE là giải pháp vận hành kho 4.0 được ứng dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp lớn